Kann Baudokumentation einfach und handlich sein?

Kennen Sie das? Sie befinden sich auf einem Baustellenbesuch und sind schwer beladen mit Ordnern, Plänen und Akten – alles notwendige Unterlagen, die sie zur Dokumentation benötigen. Was Sie jetzt auf umständliche Art und Weise zu Ihrem Projekt festhalten, muss in späterer Büroarbeit noch aufgearbeitet werden. Diese doppelte Arbeit birgt Fehlerquellen – dabei ist Genauigkeit für Sie wichtig! Denn bei Streitfällen dienen jene Unterlagen als Beweisführung. Bei größeren Bauprojekten geht es bei Gerichtsverfahren oft um Beträge im mehrstelligen Bereich. Also bleibt Ihnen nichts Anderes übrig, als weiterhin den schweren Aktenkoffer und die beladenen Ordner mit sich herumzuschleppen. Oder vielleicht doch nicht?! Was wenn Ihre gesamte Baudokumentation in einer einzigen Software Platz hat? Docu Tools macht dies möglich! 

Alle Pläne im Handformat

Wie sieht eine digitale Dokumentation nun aus? Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einem Baustellenbesuch oder bei einer Besprechung mit nichts als ihrem handlich, leichten Tablet. Stellen Sie sich weiters vor, Sie haben einen Plan darauf, in den Sie Stecknadeln anbringen, in etwa so wie in den old school Wandplänen im Büro – nur besser! In diesen virtuellen Stecknadelköpfen steckt nämlich weit mehr als in ihren Vorgängern. Bei Docu Tools heißen sie „Pins“ und mit ihnen speichern Sie alle wichtigen Details zu Ihren Projekten an den punktgenauen Platzierungen. Sie befinden sich also noch immer auf der Baustelle und vor Ihnen sehen Sie einen Haarriss in der Wand, den es zu dokumentieren gilt. Nun befestigen Sie einfach Ihren Vermerk als Sprach- oder Textdatei an den Pin, indem Sie einen mündlichen Kommentar aufnehmen oder eine Notiz verfassen. Fotos oder Videos machen Sie gleich hier an Ort und Stelle und stecken Sie auf Ihrem digitalen Plan fest. Mit dieser effektiven und verlässlichen Arbeitsweise erspart Docu Tools Ihnen nachträgliche Büroarbeit. Von der Baustelle zum Schreibtisch gehen keine Daten mehr verloren. Nun dürfen Sie erleichtert aufatmen, denn Sie haben keine doppelte Arbeit mehr.

Ihr Büro immer griffbereit

Dieses mobile Büro, das Sie nun im handlichen Tablet mit sich führen, verfügt über ein perfekt organisiertes Ablagesystem. Der Schlüssel steckt auch hier im Stecknadelkopf: denn die Pins lassen sich ganz simpel verwalten. Kategorisieren Sie die Pins in Mängel-, Termin-, Mehrkosten- oder „Gefahr in Verzug“-Pins. Oder Sie benennen sie nach Ihren Projekten, nach Top-Nummern, Stockwerken oder den Nutzern. Daraus ergibt sich, dass Sie immer nachvollziehen wer, wann, was, wie angelegt hat. In den virtuellen Köpfen steckt noch mehr: nämlich genaue Zeit- und Ortsangaben. So haben Sie einen schnellen Zugriff auf ein übersichtliches und leicht nachvollziehbares Ordnungssystem.

Durch einen Klick mit ihren Partnern verbunden

Aber es geht noch effektiver: Erinnern Sie sich an das Foto vom Haarriss in der Wand, das sie anfangs gemacht haben? Docu Tools hat es erkannt und selbst zum richtigen Projekt, auf den richtigen Plan, an den richtigen Pin verortet. Ganz gleich, ob Sie das Foto mit dem Tablet aufnehmen oder mit einer externen Kamera, (um eine höhere Qualität zu erzielen), die Software erkennt die Datei und kann sie selbstständig zuordnen. Nun, da Sie die Imagedatei angehängt haben, leiten Sie diese gleich an Ihre Mitarbeiter im Büro weiter. Mit diesem Tool sind Sie außerdem mit anderen Projektbeteiligten vernetzt und schicken Daten sofort an sie weiter. So funktioniert ihre Kommunikation noch rascher und simpler.

Dokumentation als Beweisführung vor Gericht 

Aber welche Vorteile bietet Ihnen Docu Tools nun in Streitfällen? Da ist zum einen das visuelle und akustische Material, das sie soeben direkt vor Ort gesichert haben. Mündliche Vereinbarungen mit Geschäftspartnern und Kunden hängen Sie ganz einfach als Sprachaufnahme an einen Pin und speichern diese zur späteren Beweisführung. Bei Docu Tools geht auch nichts verloren – denn gelöschte Dateien werden archiviert. Ihre Daten wurden von Ihnen an Ort und Stelle aufgenommen und gespeichert, das schenkt Ihnen so vor Gericht eine größere Glaubwürdigkeit. Nicht nur das: Ihre Dokumente sind auch „urkundenecht“. Nun sind Sie und Ihre Projekte also von Beginn bis zum Abschluss und noch darüber hinaus bestens organisiert und abgesichert.

Wie verwalten Sie Ihre Baudokumentation? Stecken Sie noch Stecknadelköpfe in die Wand oder arbeiten Sie bereits mit digitalem Köpfchen?